19+ Tipps – Checkliste für Online Meetings und Workshops (Präsenz/Online)

Online Meetings, Workshops, eine Konferenz, ein Coaching sind stets ein komplexes
Zusammenspiel sozialer Interaktionen. 
Kein Workshop und kein Meeting verläuft wie der andere.
Und die Digitalisierung dieses sozialen Miteinanders macht es nicht unbedingt einfacher 😉

In Online Meetings und bei Workshops (egal ob online oder in Präsenz) ist vieles nicht vorhersehbar, auch wenn er stets im selben Raum oder gar immer mit denselben Teilnehmern stattfindet. Und nun kommen noch die Möglichkeiten, aber auch Herausforderungen der digitalen Varianten hinzu.

Dennoch gibt es Vorbereitungs-Möglichkeiten, die es Dir erleichtern, eine durchgehende Qualität und somit Ordnung für Dich und Deine Teilnehmer zu gewährleisten.
Solch eine Vorbereitung ist Teil Deines Selbstmanagements, Deiner Selbstorganisation (siehe z.B. meinen Artikel: „Selbstmanagement – Basis für Struktur, Fokus und Erfolg – Effektivität versus Effizienz“).

Bevor ich auf das WIE eingehe, möchte ich aber auch darauf hinweisen, dass es Talente gibt, die nahezu jeden Workshop bereichern, aber oft selber gar nicht mitteilen können, weshalb deren Workshops eigentlich immer gelingen.
Dies verweist darauf, dass das WIE für die Steuerung komplexer Abläufe nicht immer ausreicht. Das Wissen allein genügt hier nicht. Hier ist vielmehr praktische Erfahrung, Übung oder Talent gefragt, einen Workshop wirklich gut moderieren zu können.

Wer sich nur an das WIE hält, klammert sich an Methoden und führt diese nach Schema „F“ durch. Es gilt aber für alle komplexen Systeme, dass man Methoden nie nur starr nach Lehrbuch nutzen sollte, sondern dass man sie wie Knete dazu einsetzt, die Absichten eines Workshops zum Erfolg zu bringen.
Nicht die Methoden macht Personen erfolgreich, sondern die Art, wie sie diese Methoden einsetzen.

Dies zeigt, wie wichtig der Moderator/Facilitator ist bzw. wie wichtig deren Talent bzw. Vorbereitung ist – nicht nur die Check-Liste 😉

Frage demnach nicht zuerst nach dem WIE, sondern nach dem WER, wenn es darum geht, einen Workshop, eine Konferenz, ein Coaching bzw. ein Meeting vorzubereiten und durchzuführen.
Suche im Unternehmen im Team nach den passenden Personen.

Solltest Du Solo-Selbstständiger sein, gibt es allerdings keine AusWahl.
Da muss Du dann selber ran.
Im Idealfall hast Du Talent zum Moderieren oder Du musst Dich noch besser vorbereiten.

Hier hilft Dir dann eine Checklist aus dem Selbstmanagement.

Eine Checkliste ist aber nur eine Liste.
Nehme sie nicht zu ernst, sondern stets nur als Anregung und um Dir zu etwas Ordnung und Sicherheit zu verhelfen. Forme die Liste so, bis sie für Dich ideal passt.

Lasse Dich nicht von der Länge der Liste einschüchtern.

Nutze Checklisten immer nur als Inspiration, um Deinen eigenen Weg zu formulieren.
Lasse nie Deine Kreativität durch Listen hemmen.

Jeder gelesene Leitfaden erhöht die Wahrscheinlichkeit, sich von einem Faden leiten zu lassen. Was dazu führen kann, dass Du dann doch nicht Dein Ding machst.

Da aber Komplexität immer nur konkret bewältigt werden kann und nie abstrakt, ist es gut, Hilfestellungen, Checklisten und Methoden zu haben, die Du dann für Dich und Deinen Bedarf passend machen solltest.

Checkliste – Alle erforderlichen Tools und der ideale Ablauf eines Online-Meetings bzw. Online-Workshops

1. Du hast alle Teilnehmer/Gäste zu den Online Meetings per Email eingeladen und in 
   der Email beschrieben, worum es geht. Vielleicht hast Du ein Skript mitgeschickt 
   und auf den Gebrauch bestimmter Tools hingewiesen oder um das Bereitlegen
   bestimmter Hilfsmittel gebeten (z.B. Papier, Stift etc. z.B. für ein WarmUp).
2. Du hast ein Manuskript
   – Bereite Dich vor.
   – Notiere Dir in Stichpunkten, was Du erzählen möchtest.
   – Notiere Dir zu den Stichpunkten Dein Timeboxing (wie viel Zeit pro Punkt Du einplanst)
   – Wenn es Rollen gibt (siehe unten), beschreibe deren Aufgaben und informiere darüber.
   – Wenn es WarmUps gibt, hast Du bei Bedarf, die Teilnehmer in der Einladungs-Email 
   darauf hingewiesen, eventuell bestimmte Hilfsmittel bereitzulegen bzw. Du hast alles 
   vorbereitet (z.B. Einsatz von Breakout-Sessions, Uhr für Timeboxing*, Tools für Umfragen wie z.B. sli.do, Mentimeter, Kahoot, tweedback, Plickers, Swift etc.). Breakout-Sessions bietet Dir im Videokonferenzsystem Zoom die Möglichkeit, die Teilnehmer in virtuelle Gruppen aufzuteilen. Dabei kannst Du die Gruppen gezielt aufteilen oder per Zufall verteilen.
3. Störquellen minimieren
   – Alle nicht benötigten Applikationen, die am Rechner nicht benötigt werden, sind geschlossen.
   – Telefon eventuell aus oder auf Flugmodus schalten.
4. Die Frisur sitzt, die Beleuchtung strahlt die eventuell Augenränder weg und Du bist passend gekleidet.
5. Alle erforderlichen Datei stehen bereit, sind geöffnet oder per Alias startfertig vorbereitet. Einen Ordner auf dem Desktop mit allen erforderlichen Dateien, Links und Aliase vorbereiten, über den während des Meetings, schnell und ohne Suchaufwand zugegriffen werden kann (geöffnet könnte er z.B. auch einen unordentlichen Computer-Desktop verdecken 😉
6. Bevor Du Meetings,Workshops oder Online Meetings startest, beantworte Dir die folgenden Fragen:
   – Muss ich noch einmal auf die Toilette?
   – Brauche ich noch einen Schluck Wasser?
   – Brauche ich mehr oder weniger Licht?
   – Muss ich noch etwas aus meinem Hintergrund entfernen?
   – Habe ich im Haus allen Bescheid gegeben (Homeoffice)?
   – Habe ich Störquellen ausgeschaltet?
   – Habe ich alle notwendigen Dateien griffbereit?
7. Wenn Du Deine Online Meetings startest:
   Achte darauf, dass für Gäste/Besucher der Ton und das Video zunächst ausgeschaltet sind, um die Start-Performance im Internet gering zu halten. Dann die Gäste/Besucher mit Video zuschalten.
8. Video und Ton für Dich überprüfen (gibt es einen Pegel)
   – Gäste/Besucher fragen, ob Du gut verstanden und gut gesehen wirst.
   – Es ist das Nutzen eines Headsets bzw. eines sehr guten Mikrofons zu empfehlen 
   (z.B. smartLav+ von RØDE*; Auna MIC-900S* USB Kondensator Mikrofon).
9. Vereinbare mit Deinen Besuchern/Gästen/Mitarbeitern/Kollegen, was heute im Meeting stattfindet.
   – Vorab hast Du an alle ein Skript geschickt oder per Einlade-Website informiert, worum es geht.
   – Vorab hast Du einen zeitlichen Ablauf (Inhalts-Stichpunkte/Tomeboxing) verschickt oder veröffentlicht.
   – Obwohl alle Teilnehmer*innen informiert wurden, erläuterst Du die Themen/Stichpunkte und den Zeitablauf.
10. Vereinbare vorab Verantwortlichkeiten und Rollen. 
    Insbesondere bei größeren Gruppen ist es wichtig einen zweite*n Moderator*in dabei zu haben. Der eine führt die Moderation und der/die andere macht Notizen, führt die Gäste/Besucher ein, betreut die eventuell Breakout-Sessions (zusätzliche virtuelle Räume) oder führt bei Whiteboards (Miro, Mural, Nexboard etc.) durch den Aufbau.
11. Durch die Moderation wird sichergestellt, dass es einen klaren Ablauf gibt, dass es Themen und Gründe für das Meeting oder Ziele für den Workshop gibt.
12. Bleibe entspannt, auch wenn es mal technische Probleme geben sollte.
13. Überlege Dir, ob Du lieber im Sitzen oder im Stehen moderierst oder präsentierst.
14. Wenn Du dazu neigen solltest, Dich beim Sprechen oder Moderieren sehr viel zu bewegen, meide Drehstühle (ich musste mal bei einem Meeting teilnehmen, bei dem einer der Redner ständig am drehen, gestikulieren und hampeln war. Kein lohnender Anblick 😉
15. Sorge für ein klares Timeboxing. Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer Redezeiten haben, das es für die jeweiligen Themen eine feste Präsentations- und Diskussions-Dauer gibt und dass für eventuelle Pausen gesorgt ist.
16. Sind Pausen fest eingeplant, so kann es hilfreich sein, dass es z.B. einen digitalen Küchen-Raum gibt, in dem sich die Teilnehmer treffen können, um über ganz andere Themen zu diskutieren oder einfach nur dem Kaffee-Plausch zuzuhören.
17. Die richtigen Tools finden.
    – Nutze alle Notizen und Spickzettel, die Du brauchst, um Dich wohl zu fühlen. Sieht eh keiner 😉
    – Nutze so wenige Tools wie möglich und ausschließlich jene, die Du wirklich benötigst.
    – Bereite Dich vor und weiß, wie Du mit den Tools umgehen kannst.
    – Bereite Deine Teilnehmer auf die Tools vor. Am besten spielerisch als Teil des Events, des Meetings
    – Wenn Du Diskussionen oder Interviews führst, ist Zoom (oder Discordapp, Jitsi etc.) passend. Welches Videokonferenzsystem die DSGVO-Anforderungen erfüllt, erfährst Du hier im Artikel von der Datenschutzbeauftragten Regina Stoiber: „Welches Videokonferenzsystem erfüllt die Anforderungen an den Datenschutz?“.
    – Wenn Du agile Workshops führst und z.B. Prototypen bauen oder besprechen möchtest, kommen z.B. virtuelle Whiteboards von Miro, Mural, Nexboard etc. zum Einsatz.
    – Telefonkonferenzen sind auch per Online-Tools möglich, z.B. meebl (Email-Adresse eingeben, Telefonnummer und Nummer des Konferenzraums erhalten und ohne weitere Registrierung Konferenztelefonate führen). Eine Alternative wäre z.B. konferenz-net
    – Nutze nur das, was Du gerade eben benötigst. Mehr Tools sorgen nicht unbedingt für mehr Nutzen.
    – Ein zweiter Monitor hilft enorm, den Überblick zu behalten. Am Rechner (mit der Kamera) platzierst Du das Fenster mit Deinen Teilnehmern, so dass Du sie stets anschaust. Und am zweiten Monitor (z.B. BenQ PD2700U (27 Zoll)*) hast Du alle erforderlichen Dateien griffbereit und im Blick, die Du im Verlauf Deiner Session benötigst.
18. Bei Bedarf den Blick auf Deinen Desktop frei geben.
    – Für Abdeckung oder Ordnung auf dem Computer-Desktop sorgen
    – Lieber ein Logo des Unternehmens zeigen, an Stelle von Urlaubs- oder Familien-Foto als Hintergrund-Bild Deines Computers
19. Die Kommunikation sollte freundlich und offen sein, der/die Moderator*in sorgt aber dafür, dass die Ziele des Meetings, Workshop etc. nicht verloren gehen und das das Timeboxing eingehalten wird.

Gute Planung und gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.

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