Müdigkeit und Stress vermeiden – Online Meetings und Workshops (Zoom + Co)

Viele Teilnehmer von Online Meetings mit Zoom, Miro-Whiteboard etc. bereiten sich selber Stress, indem sie sich die Situation, nun per Video-Ton-Übertragung kommunizieren zu müssen, unnötig schlecht reden. Dies führt unweigerliche zu vorzeitiger Müdigkeit.

Es ist stets wichtig, sich auf das Unvermeidbare mental einzustellen, neue Umstände zunächst anzunehmen, aber genau zu beobachten, was einen stresst, was einen frühzeitig ermüden lässt und was demnach die Absicht, ein erfolgreiches Meeting oder Workshop zu erleben, beeinträchtigt.

Hier sind Moderator*in, als auch Teilnehmer*innen gleichermaßen gefordert, Vorschläge zu machen, damit das Meeting oder der Workshop für alle Beteiligten Vorteile bringt.

Herausforderungen beim Online Meeting bzw. beim Workshop (Zoom, Miro, Mural etc.)

Online Meetings bzw. Online Workshops erscheinen einigen nur als die zweitbeste Variante, miteinander zu kommunizieren und miteinander zu arbeiten. In vielen Belangen ist dem auch so. Remote-Sessions bieten aber nicht nur in Pandemie-Zeiten Vorteile. Selbst Konzerne, deren Büros und Abteilungen sich in großen Gebäude-Komplexen oder in mehreren verteilten Gebäuden erstrecken, erkennen nun, dass selbst das Einsparen von fußläufigen Strecken Vorteile bringen. Meetings können schnell und kurzweilig wunderbar remote geführt werden. 

Die gesparte Zeit kann man dann z.B. mit gemeinsamen Sportaktivitäten, die Spass machen, investieren, anstatt sich die Lauferei zu Meeting-Räume als Sport-Ersatz schönzureden.

Und wenn man sich sogar stundenlange Fahrzeiten und sogar Flüge sparen kann, lohnt es sich, für diese Freude etwas Zeit zu investieren und darüber nachzudenken, wie man Remote-Sessions (mit Zoom, Microsoft Teams, Miro etc.) für alle Beteiligten möglichst angenehm, stressfrei und Vorteil-bringend gestalten kann.

Wenn Meetings oder Workshops in Präsenz und nicht per Übertragung stattfinden, erleben sich alle Teilnehmer nicht nur komplett, sondern auch mit allen Sinnen in Echtzeit. Wir sehen nicht nur Gesichter, sondern ganze Körper und Bewegungen. Zudem hören wir nicht nur elektronisch übertragenen Ton, sondern natürliche bzw. gewohnt natürliche Klänge. Und alle Interaktionen erleben wir als nonverbale Kommunikation unmittelbar – ohne zeitlichen Versatz.

Bei Online Meetings (mit Zoom, Microsoft Teams, Miro, Mural etc.), die über das Internet übertragen werden, sieht dies etwas anders aus.

Durch die Übertragung der Videos und gesprochenen Tönen der Teilnehmer eines Remote Meetings bzw. eines Online Workshops entsteht bei der Übertragung im Internet ein zeitlicher Versatz von Ton/Bild und Bewegung der Teilnehmer.

Die Psychologin Dr. Paula Durlofsky geht davon aus, dass bereits von der zwar sehr kleine im Bereich von Millisekunden stattfindenden Verzögerung eine wesentliche Ursache von sehr früh einsetzenden Ermüdungserscheinungen darstellt. Das Gehirn würde nun mit der zusätzliche Aufgabe betraut, den zeitlichen Versatz zu erkennen und zuzuordnen. Detailliert beschreibt sie es in ihrem Buch „Logged In and Stressed Out“.
Da dem Gehirn nicht alle Parameter der Kommunikation zur Verfügung gestellt werden (wenn, dann auch noch zeitlich versetzt), ist es dauerhaft „gestresst“ – wegen vieler Unklarheiten, die unbewusst als solche verarbeitet werden.

Eine weitere Herausforderung z.B. mit Zoom stellt der Umstand dar, sich gleichzeitig auf mehrere Personen zu konzentrieren, die per Fotos oder Videos gekachelt dargestellt werden. Zudem schaut sich kaum jemand direkt an, da jeder auf die Personen-Kacheln am Bildschirm schaut, anstatt in eine deutlich unpersönlichere Kamera-Linse der Webcam zu blicken.

Dieses Problem wurde bereits vor fast 30 Jahren erkannt und sollte damit gelöst werden, indem das Gesicht mit drei Kameras aufgenommen werden sollte (oben mittig, links und rechts am Monitor), durch die ein direktes Anblicken generiert werden sollte.

Auf eine solche Umsetzung muss man offensichtlich noch warten 😉

Ein weiterer Stress-Auslöser kann der Umstand sein, dass man sich eventuell Gedanken macht, ob denn der zu sehende Raum oder Hintergrund ordentlich genug ist oder wie der gewählte virtuelle Hintergrund in der Zoom-Community beurteilt werden könnte.

Bei Online Meetings ist folgendes zu beachten (als Moderator UND als Teilnehmer):

1. Akzeptiere Deine Gefühle

Gestehe Dir ein, dass Dir Remote-Sessions nicht behagen, Dich überfordern und vielleicht sogar Angst machen.
Deine Sorge, nicht zu wissen, wo Du anfangen sollst, ist unbegründet. Vielen Deiner Kollegen wird es ähnlich gehen wie Dir.
Herausforderungen sind etwas Alltägliches – im Privatleben und im Beruflichen.
Daher ist es wichtig, stets für Überblick zu sorgen – Informiere Dich über Remote-Session und bemühe Dich proaktiv, die Situation in und mit Remote-Sessions für alle Beteiligten als ein positives und Gewinn-bringendes Ereignis erlebbar zu machen.
Du ließt diesen Artikel und beweist Dir damit, Dich am positiven Erleben aktiv beteiligen zu wollen 😉
Versuche, negative Emotionen nicht zu ignorieren. Lasse sie zu und kläre genau, was Dich plagt. Aus dieser Erkenntnis kannst Du Anpassungs-Möglichkeiten formulieren, die Dir entweder helfen, die Situation besser ertragen zu können oder im Idealfall zu Deinem Vorteil zu nutzen. Erkenne die Möglichkeiten, jede noch so unangenehme Situation sinnvoll zu gestalten, anstatt nur den Status Quo zu verwalten und darüber zu jammern, aber nichts zu ändern.

2. Setze Prioritäten

Wenn Du Dich mit Remote-Sessions grundsätzlich unwohl fühlst, dann sage Nein. In Pandemie-Zeiten mag es kaum möglich sein auf Remote-Sessions zu verzichten, aber ansonsten wirst Du Wege finden und diese vorschlagen können, die alternativ gewählt werden könnten. Kläre, ob Du unbedingt bei jedem Remote-Event dabei sein musst. Frage nach, ob tatsächlich jede Diskussion ein Remote-Meeting erfordert oder ob man dies nicht mit einem kurzen Telefonat erledigen kann. Kläre, ob Du gelegentlich die Video/Ton-Aufzeichnung des Remote-Meetings und die Notizen dazu erhalten kannst, um nicht immer dabei sein zu müssen.
Oder Du definierst Grund-Voraussetzungen, damit das Remote-Event gelingt und nicht der Versuch unternommen wird, die Unterschiede zu Präsenz-Events und somit die Befindlichkeiten der Teilnehmer zu ignorieren. Dieser Artikel wird Dir dabei behilflich sein.

3. Vermeide die Illusion des Multitasking

Selbst wenn die Remote-Session langweilig ist, solltest Du es vermeiden, zwischendurch etwas anderes zu machen und z.B. Deine Emails zu lesen. Wenn die Session für Dich eh nicht wichtig ist, solltest Du erst gar nicht teilnehmen und die anderen stören. Das ohnehin schon gestresste Gehirn soll nun zusätzlich Text lesen, verstehen und schreiben, während Du eigentlich mental aktiv am Remote-Meeting teilnehmen solltest. Die Kamera auf Standbild zu stellen ist schon sehr verlockend. Das Gehirn arbeitet aber sequenziell, weshalb es absurd wäre, echtes Multitasking betreiben zu wollen. Du willst doch Stress und Verschwendung vermeiden (denke an Lean-Management und lese z.B. meinen Artikel „Lean Change Management“).

4. Gönne Dir bzw. Deinen Teilnehmer*innen Pausen in Meetings und Workshops

Frage als Teilnehmer*in nach einem Zeitplan für das Meting bzw. den Workshop. Sollten keine Pausen oder aus Deiner Sicht keine hinreichenden Pausen eingeplant sein, dann frage nach, woran das liegt und kläre, dass Du Pausen wünschst. Sollte es zum Meeting keine Zeitplanung geben, wäre dies ein Zeichen für schlechte Planung durch die Moderation. Wo es möglich ist, solltest Du schlecht organisierte Meetings meiden (Eines von vielen Prinzipien des Selbstmanagements. Sorge Dich um Dich und stelle sicher, dass es Dir und den Leuten um Dich gut geht).
Sorge als Moderator*in für eine Zeitplanung und ein klares Timeboxing. Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer Redezeiten haben, das es für die jeweiligen Themen eine feste Präsentations- und Diskussions-Dauer gibt und dass für Pausen gesorgt ist.

Sind Pausen fest eingeplant, so kann es hilfreich sein, dass es z.B. einen digitalen Küchen-Raum gibt, in dem sich die Teilnehmer treffen können, um über ganz andere Themen zu diskutieren oder einfach nur dem „Kaffee-Plausch“ zuzuhören.

5. Sorge für körperliche Bewegung (nicht nur in Remote-Sessions)

Als Moderator/Facilitator solltest Du Pausen einplanen, in denen sich alle Teilnehmer bewegen. Dies ist ideal als WarmUp zwischen den Etappen des Meetings (Tagesordnungspunkte) bzw. des Workshops einplanbar. Als Teilnehmer kann man jederzeit bei Bedarf und Möglichkeit mal die Kamera und den Ton ausschalten, um 3-5 Minuten klassische Dehnübungen durchzuführen.

6. Pflege Deine Achtsamkeit

Insbesondere für Führungspersonen ist es wichtig, die eigene emotionale Intelligenz, das persönliche Einfühlungsvermögen und die Fähigkeit zu trainieren, die Mitarbeiter noch mehr als sonst verstehen zu lernen. Dies gilt aber für alle Mitarbeiter. Je geringer der echte direkte und präsente Kontakt möglich ist, um so wichtiger ist es, sich regelmäßig gegenseitig zu versichern, dass man für einander einsteht und sich gegenseitig unterstützt.

7. Übe Dich in Zurückhaltung – Schalte Deine Kamera aus

Wenn es das Remote-Event ermöglicht und wenn es Dich zu sehr stresst, dass Du per Ton und Kamera in die Remote-Session übertragen wirst, dann schalte die Kamera aus. Entweder Situations-bedingt, wenn Du gerade eh nicht aktiv präsent sein musst, oder kläre es vorher ab, dass Du gelegentlich die Kamera ausschaltest und z.B. per Ton präsent bist und weiter teilnehmen wirst. Im Sinne des Fokus ist es gar nicht erforderlich, ständig alle Gesichter zu sehen. Es ist sogar besser, wenn dann nur ein Name zu sehen ist. So werden die Teilnehmer, die gerade eben aktiv sind nicht unnötig von Fotos oder Videos jener Teilnehmer abgelenkt, die momentan eh nur akustisch dabei sein brauchen.

8. Wahrnehmung – Vermeide Stress während der Remote-Session

1. Bewege Dich während der Diskussionen möglichst wenig – insbesondere dann, wenn Du sprichst. Körperliche Ertüchtigung gibt es dann zwischendurch bei den WarmUps 😉
2. Spreche langsam und deutlich
3. Verwende nicht nur ein gutes, sondern ein sehr gutes Mikrofon (z.B. smartLav+ von RØDE*; Auna MIC-900S* USB Kondensator Mikrofon)
4. Fokussiere Dich auf die Person, die gerade spricht (Bei Zoom leuchtet ein Rahmen bei der sprechenden Person. Stelle die Settings so ein, dass Dir die sprechende Person groß angezeigt wird. Du kannst bei Zoom jede Person über das Drei-Punkte-Icon … „Pinnen“ und Dir dadurch groß anzeigen lassen.)
5. Stelle als Moderator*in sicher, dass die sprechende Person als solche erkannt wird (leuchtender Rahmen, siehe oben; erwähne, dass gerade Person XYZ spricht; stelle sicher, dass alle Teilnehmer*innen einen Namen nennen)
6. Wenn Du sprichst – egal ob als Moderator oder als Teilnehmer – schaue möglichst oft nicht auf den Monitor, sondern direkt in die Kamera (Klebe Dir z.B. eine Haftnotiz mit Smiley-Gesicht hinter die Kamera, so dass Du dieses anschauen und ansprechen kannst, oder nutze eine Kamera, die Du zwischen Dir und dem Monitor aufstellst. Dieser Monitor ist oft Dein Laptop. Und als Kamera nutzt Du dann nicht die des Laptops, sondern eine frei aufstellbare Kamera, z.B. Logitech HD C922 Pro* ).
7. Ein zweiter Monitor hilft enorm (dem Monderator/Facilitator aber auch den Teilnehmern), den Überblick zu behalten. Am Laptop platzierst Du das Fenster mit Deinen Teilnehmern, so dass Du sie stets anschaust. Und am zweiten Monitor (z.B. BenQ PD2700U (27 Zoll)*) hast Du alle erforderlichen Dateien griffbereit und im Blick, die Du im Verlauf Deiner Session benötigst.
8. Stelle sicher, dass im Blickfeld Deiner Web-Cam nur das zu sehen ist, was Du bereit bist zu zeigen. Wenn das zu aufwändig ist, wähle einen virtuellen Hintergrund. Zerbreche Dir nicht den Kopf, ob der zum Schutz gewählte virtuelle Hintergrund interpretiert werden könnte. 
9. Wähle einen neutralen Hintergrund. Oder wenn Du clever bist, zeige stets das Logo Deines Unternehmens mit Kontaktdaten. Selbst langweilige Remote-Session stärken dann zumindest Dein Networking 😉

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Wie kommst Du mit Online Meeting bzw. Online Workshops klar (z.B. mit Zoom. Miro etc.)?
Was möchtest Du dringend dabei ändern?

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